Odpowiedzi Urzędu Miasta i Gminy na pytania dotyczące budowy nowej siedziby urzędu
W ramach przeprowadzonej debaty na temat planów wybudowania nowej siedziby Urzędu Miasta i Gminy w Skawinie, poprosiliśmy Urząd o skonkretyzowanie ogólnych informacji, które opublikował na swojej stronie internetowej. Uważamy, że aby podjąć jakąś ważną decyzję (zwłaszcza kosztującą miliony złotych), każdy z nas analizuje wszystkie za- i przeciw-, fakty, dane, liczby, itp. W taki sposób np. kupuje się dom, samochód czy mieszkanie. Wydaje się więc logiczne, by wcześniej posiadać informacje, na podstawie których zapadnie ostateczna decyzja. Podobnie w tym przypadku. Z relacji debaty umieszczonej na stronie gminaskawina.pl mieszkańcy nie poznali istotnych faktów dotyczących tego przedsięwzięcia. Dlatego zapytaliśmy Urząd o koszty, miejsca parkingowe, oraz inne szczegóły. Zapraszamy do lektury, dzięki czemu można sobie wyrobić opinię, czy nowy urząd jest potrzebny.
Przypomnijmy relację z debaty umieszczoną 22 czerwca na stronie www.gminaskawina.pl:
W poniedziałek, 20 czerwca, w sali obrad skawińskiego ratusza odbyła się „debata: nowy urząd dla Skawiny?”,która miała na celu zebranie sugestii, uwag i opinii dotyczących ewentualnej budowy, wyboru optymalnej lokalizacji i charakteru nowej siedziby UMiG w Skawinie. Zapraszamy do zapoznania się z wnioskami!
W debacie wzięli udział: Zastępca Burmistrza Miasta i Gminy Skawina Norbert Rzepisko, Sekretarz Gminy Ewa Szczepanik, Przewodniczący Rady Miejskiej Witold Grabiec, Wiceprzewodniczący Rady Miejskiej Ryszard Majdzik, przedstawiciele Rady Miejskiej w Skawinie, przedstawiciele Młodzieżowej Rady Miejskiej w Skawinie, Członek Zarządu Powiatu Krakowskiego Arkadiusz Wrzoszczyk, przedstawiciele organizacji pozarządowych działających na terenie Gminy Skawina oraz mieszkańcy miasta.
Podczas debaty poruszone zostały kwestie koncepcji budynku, przystosowania go do potrzeb osób niepełnosprawnych i starszych, a także do wymogów ABI i systemów bezpieczeństwa. Omówiono także aktualną sytuację budynków urzędowych, trudności we właściwej obsłudze petentów związane z niedostosowaniem siedziby UMiG do standardów, brak komfortu pracy urzędników, a także koszty renowacji w/w budynków. Przywołano również istotny problem dla mieszkańców Skawiny i pracowników urzędu, jakim jest niedostateczna ilość miejsc parkingowych w okolicach rynku.
Sekretarz Ewa Szczepanik zwróciła także uwagę na brak dostosowanej do standardów Sali Ślubów – aktualne miejsce udzielania ślubu (Sala Obrad Skawińskiego Ratusza) jest nieklimatyzowanym pomieszczeniem z niedostateczną przestrzenią do przyjęcia wszystkich gości. Przewodniczący RM Witold Grabiec podkreślił, że ważne jest, aby powstała dostosowana do potrzeb Sala Konferencyjna, w której mogłyby się odbywać sesje RM. Dostępność takiej sali znacząco ułatwiłaby także organizację spotkań i konferencji.
Uczestnicy debaty zdecydowanie opowiedzieli się za budową nowego urzędu, jednocześnie podkreślając kwestie właściwego rozplanowania i przeznaczenia budynku. Zwrócono również uwagę, na ważność przedstawienia powstałych koncepcji oraz planu finansowego przedsięwzięcia, który nie obciążyłby nadto budżetu gminy. Zwrócono również uwagę na możliwość zaadaptowania części nowowybudowanego budynku, by mogły w nim powstać inne punkty usługowe (np. placówka pocztowa, bank, etc.), gastronomiczne i handlowe. Wynajem części powierzchni znacząco zmniejszyłby koszty utrzymania nowego budynku UMiG.
Wielokrotnie przytaczano przykład sąsiednich gmin, w których budowa nowych urzędów przyczyniła się do poprawy jakości obsługi mieszkańców. Zwiększenie powierzchni użytkowej urzędu pozwoli także na zaangażowanie urzędu do prowadzenia praktyk i staży. Pozwoli to młodym ludziom zaprzyjaźnić się z funkcjonowaniem jednostek samorządu terytorialnego oraz nabyć wiedzę i umiejętności przydatne w późniejszej pracy zawodowej i w codziennym życiu. Często poruszanym problemem była kwestia nowej lokalizacji urzędu – padły propozycje budowy budynku UMiG w okolicach dworca kolejowego, na obrzeżach miasta, ale także zaadaptowania byłego budynku administracyjnego starej Huty Aluminium.
Poniedziałkowa debata nie kończy konsultacji społecznych w/s budowy nowego budynku urzędu. Podsumowując debatę, zastępca burmistrza Norbert Rzepisko zachęcał wszystkich mieszkańców do zabrania głosu w tej niezwykle ważnej dla każdego z nas kwestii, przedstawienia swoich wątpliwości, a także pomysłów na jak najdogodniejsze przystosowanie budynku urzędu.
___
Nasze pytania:
W związku z powyższą ogólną informacją, zadaliśmy na Facebooku pod postem o debacie, komentarz z pytaniami (zobacz: Pytania na Facebooku). Wobec braku odpowiedzi Urzędu przez 5 dni, skierowaliśmy do Urzędu drogą e-mailową pytania:
1) Kiedy będzie dostępny w BIP protokół z tego spotkania wraz z listą obecności?
2) Które organizacje pozarządowe brały udział w debacie?
3) “Zwrócono również uwagę, na ważność przedstawienia powstałych koncepcji oraz planu finansowego przedsięwzięcia, który nie obciążyłby nadto budżetu gminy. ” – gdzie można ten plan zobaczyć? Jakie to obciążenie dla budżetu gminy?
4) Jakie są koszty renowacji wszystkich aktualnych budynków Urzędu? Czy zostało to policzone dokładnie?
5) “Sekretarz Ewa Szczepanik zwróciła także uwagę na brak dostosowanej do standardów Sali Ślubów – aktualne miejsce udzielania ślubu (Sala Obrad Skawińskiego Ratusza) jest nieklimatyzowanym pomieszczeniem z niedostateczną przestrzenią do przyjęcia wszystkich gości.” – jak dużo rocznie ślubów jest udzielanych w tamtym miejscu, ile średnio gości jest tam obecnych, skoro jest problem z ich zmieszczeniem?
6) Jaki pomysł jest nowego ratusza, i jakie konkretnie mają to być koszty w sumie?
7) Czy planowany parking będzie w większości zapełniony samochodami pracowników urzędu?
8) Dlaczego nie szuka się oszczędności i rozwiązań dla ułatwienia mieszkańcowi dostępu do urzędu bez osobistego stawiennictwa w urzędzie? Absencja ludzi, którzy muszą uczęszczać do urzędu w godzinach pracy generuje koszty społeczne?
9) Czy Gminę swobodnie stać wydatek jaki będzie budowa nowej siedziby urzędu?
10) Skoro jest plan inwestycyjny, czy to znaczy, że wszystko już przesądzone a debata z mieszkańcami była pro forma?
___
5 lipca 2016 r. otrzymaliśmy odpowiedź:
W nawiązaniu do poniższej korespondencji uprzejmie informuję, co następuje:
1) Kiedy będzie dostępny w BIP protokół z tego spotkania wraz z listą obecności?
Protokół ze spotkania jak również lista obecności nie ukażą się w BIP – wyłączny zapis znajduje się na naszej stronie internetowej: KLIKNIJ TUTAJ oraz dedykowanym wydarzeniu w portalu Facebook: KLIKNIJ TUTAJ.
AKTUALIZACJA REDAKCJI: Jak się okazuje, jednak informacja (relacja) z debaty umieszczona na stronie gminaskawina.pl to nie jest jedyny zapis z debaty jak nas poinformował Urząd Miasta i Gminy w Skawinie. Otóż na stronie TV Skawina 6 lipca 2016 r. umieszczono dodatkowo krótki 9 minutowy materiał filmowy z debaty. Szkoda, że nie obejmuje on całości spotkania. ZOBACZ: https://www.youtube.com/watch?v=ljfI4yJp1vM
2) Które organizacje pozarządowe brały udział w debacie?
W debacie wzięli udział przedstawiciele następujących podmiotów: Prawicowy Blok Samorządowy Skawina, Stowarzyszenie „Nasz Radziszów”, Parafialny Klub Sportowy „Milenium” Skawina, Stowarzyszenie „Nasze Miasto, Nasza Gmina”, Stowarzyszenie „Jaśkowice – Nasza Przyszłość”.
3) „Zwrócono również uwagę, na ważność przedstawienia powstałych koncepcji oraz planu finansowego przedsięwzięcia, który nie obciążyłby nadto budżetu gminy.” – gdzie można ten plan zobaczyć? Jakie to obciążenie dla budżetu gminy?
Zarówno koncepcje realizacji inwestycji, jak również plan finansowy pozostają w fazie projektowej. Wstępne założenia dotyczące planu inwestycyjnego (jego charakter i zakres) zostały zebrane w ramach prowadzonej elektronicznie dyskusji, spotkań w siedzibie UMiG oraz uwag zgłaszanych mailowo, telefonicznie i za pośrednictwem profilu w portalu Facebook (z ich zapisem można się zapoznać na dedykowanej stronie wydarzenia: KLIKNIJ TUTAJ). Z kolei wstępne założenia planu finansowego obejmują wycenę budynków, w których mieści się Urząd, koszty modernizacji oraz szacunkowy koszt budowy nowego obiektu.
4) Jakie są koszty renowacji wszystkich aktualnych budynków Urzędu? Czy zostało to policzone dokładnie?
Nie jest planowana pełna renowacja wszystkich budynków, a jedynie wykonanie niezbędnych modernizacji. Ich szacunkowe koszty są następujące:
- prace demontażowe i wykonanie instalacji elektrycznych, niskoprądowych (sieci komputerowe, instalacje ppoż, monitoring) oraz klimatyzacji dla budynków zlokalizowanych przy ul. Rynek 1, 2, 3, 12, 14, siedziby Straży Miejskiej i CWR szacujemy na kwotę 2 100 000,00 zł;
- dodatkowo w budynkach tych niezbędne są inne zalecane prace remontowe (tj. wymiana okien, drzwi, podłóg, remont piwnic wraz z izolacją fundamentów, a także likwidacja wejścia do budynku przy ul. Rynek 12 od strony ul. Krzywej) oraz malowanie – koszt tych prac szacujemy na kwotę 600 000,00 zł;
- ponadto, aby dostosować w pełni choć jeden budynek do potrzeb osób niepełnosprawnych konieczna jest budowa windy zewnętrznej, a także, w pozostałych budynkach, chociażby zamontowanie schodołazów (koszt tych modernizacji szacujemy na kwotę około 1 000 000,00 zł);
- łącznie jesteśmy zmuszeni zainwestować około 3 700 000,00 zł.
Należy zaznaczyć, że wymienione prace nie w pełnym zakresie zmodernizują nasze budynki. Problemem pozostanie: lokalizacja wydziałów w kilku budynkach, brak dostosowania budynków do obecnych standardów oraz przepisów BHP (sanitariaty: męskie, damskie, dla niepełnosprawnych, klatki schodowe – nienormatywne, brak pomieszczeń socjalnych, brak wydzielonych pomieszczeń dla przyjęcia stron, czyli brak zachowania zasady anonimowości klienta). Należy również zwrócić uwagę, że nadal problemem pozostanie brak wystarczającej liczby miejsc parkingowych dla klientów, jak również dla pracowników, którzy korzystają służbowo z pojazdów prywatnych. Więcej informacji w tym zakresie znajdzie Pan na stronie wydarzenia dedykowanemu dyskusji o budowie nowej siedziby Urzędu: http://bit.ly/29dPBdW.
5) „Sekretarz Ewa Szczepanik zwróciła także uwagę na brak dostosowanej do standardów Sali Ślubów – aktualne miejsce udzielania ślubu (Sala Obrad Skawińskiego Ratusza) jest nieklimatyzowanym pomieszczeniem z niedostateczną przestrzenią do przyjęcia wszystkich gości.” – jak dużo rocznie ślubów jest udzielanych w tamtym miejscu, ile średnio gości jest tam obecnych, skoro jest problem z ich zmieszczeniem?
W Urzędzie Stanu Cywilnego w Skawinie odnotowujemy duże zainteresowanie zawieraniem związków małżeńskich w lokalu USC. W ubiegłym roku udzielono 66 ślubów cywilnych, natomiast w I półroczu bieżącego roku liczba ta wynosi już 38 udzielonych ślubów cywilnych. W trakcie ceremonii ślubnej w większości przypadków zajęte są wszystkie miejsca siedzące (średnio 50 osób). Nadmieniam jednocześnie, że zdarzają się przypadki uroczystości, w czasie których brakuje miejsc siedzących dla wszystkich zaproszonych gości. Ponadto należy szczególnie podkreślić, że wejście do Sali Ślubów, która mieści się na I piętrze nie jest dostosowana do potrzeb osób starszych i niepełnosprawnych.
6) Jaki pomysł jest nowego ratusza, i jakie konkretnie mają to być koszty w sumie?
Prowadzone obecnie działania (w tym również debata, która odbyła się w Ratuszu 20 czerwca 2016 r.) mają przybliżyć nas do opracowania możliwe jak najlepszej koncepcji nowego budynku. Więcej szczegółowych informacji w tym zakresie znajdzie Pan po kliknięciu w następujące linki:
- Jaki powinien być nowy budynek urzędu: KLIKNIJ TUTAJ;
- Gdzie powinien powstać nowy budynek urzędu: KLIKNIJ TUTAJ;
- Wstępne podsumowanie zgłaszanych przez mieszkańców uwag: KLIKNIJ TUTAJ.
Póki co jest zbyt wcześnie, by dokonywać szacunków możliwych kosztów – ich przygotowanie będzie w pełni zależne od wyboru lokalizacji, charakteru budynku oraz montażu finansowego budowy (choćby ze względu na fakt, że dopuszczamy możliwość budowy w ramach partnerstwa publiczno-prywatnego).
7) Czy planowany parking będzie w większości zapełniony samochodami pracowników urzędu?
Pojemność parkingu zostanie dostosowana do zwiększonych potrzeb – tak, aby możliwe było zaparkowania samochodów zarówno przez mieszkańców korzystających z tej formy transportu, jak również pracowników Urzędu, którzy wykorzystują prywatne samochody w celach służbowych. Pragniemy w tym miejscu nadmienić, że poszukiwana przez nas nowa lokalizacja (o czym mowa powyżej) ma dać gwarancję w następującym zakresie: bliskość centrum miasta, przy jednoczesnym zachowaniu niskich kosztów pozyskania terenu pod inwestycję, dedykowany parking i ogólna dostępność komunikacyjna (szlaki rowerowe, linie autobusowe i kolejowe).
8) Dlaczego nie szuka się oszczędności i rozwiązań dla ułatwienia mieszkańcowi dostępu do urzędu bez osobistego stawiennictwa w urzędzie? Absencja ludzi, którzy muszą uczęszczać do urzędu w godzinach pracy generuje koszty społeczne?
Podejmujemy wiele działań w tym zakresie: w trakcie oceny jest m.in. wniosek w ramach poddziałania Poddziałanie 2.1.1. Elektroniczna administracja Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego. W ramach realizacji projektu opiewającego na kwotę około 1 mln złotych planowane jest wdrożenie w Urzędzie systemu do świadczenia e-usług poprzez system ePUAP, wdrożenie systemu komunikacji mobilnej (w tym systemu powiadamiania mieszkańców), zakup portalu informacyjno-płatniczego, przygotowanie formularzy e-usług, wdrożenie systemu obiegu dokumentu w Urzędzie. Ponadto został już uruchomiony Punkt Potwierdzania Profilu Zaufanego (więcej informacji: KLIKNIJ TUTAJ).
Wszystkie te działania pozwolą na świadczenie e-usług przez Urząd na wysokim poziomie dojrzałości, tj. nie tylko informować mieszkańców, ale także realizować dwustronną komunikację, załatwienie sprawy przez Internet, sprawdzenie etapu, na jakim znajduje się sprawa a także uzyskanie spersonalizowanych informacji na temat np. wysokości opłat za odpady, naliczonego podatku od nieruchomości a także dokonać ich zapłaty. Urząd podjął już także pierwsze kroki w celu realizacji projektu.
W naszej ocenie wszystko powyższe w znacznym stopniu ułatwi kontakt mieszkańców z Urzędem, lecz z całą stanowczością uważamy, że nie zwolni nas to z obowiązku przystosowania siedziby Urzędu do potrzeb osób starszych, niepełnosprawnych, matek z dziećmi – w każdym możliwym zakresie oraz do zmiany obecnych warunków lokalowych (tak, by przystosować je do współczesnych standardów – w tym m.in. w związku z następującymi problemami: brak dostosowania budynków do obecnych standardów oraz przepisów BHP [sanitariaty: męskie, damskie, dla niepełnosprawnych, klatki schodowe – nienormatywne, brak pomieszczeń socjalnych, brak wydzielonych pomieszczeń dla przyjęcia stron, czyli brak zachowania zasady anonimowości klienta].
9) Czy Gminę swobodnie stać wydatek jaki będzie budowa nowej siedziby urzędu?
Władze samorządowe kierują się w tym zakresie rachunkiem ekonomicznym wynikającym z szacowanych kosztów modernizacji budynków obecnej siedziby Urzędu oraz ich wartością (na podstawie operatu szacunkowego) – na wypadek, gdyby zapadła decyzja o ich sprzedaży, łączna wartość nakładów niezbędnych do wprowadzenia modernizacji wraz z należnościami możliwymi do uzyskania ze sprzedaży nieruchomości należących do gminy – pozwoliłaby na wybudowanie nowej siedziby Urzędu.
10) Skoro jest plan inwestycyjny, czy to znaczy, że wszystko już przesądzone a debata z mieszkańcami była pro forma?
Sformułowanie „plan inwestycyjny” zostało użyte jako określenie będących w posiadaniu gminy operatów szacunkowych (z wyceną wartości budynków Urzędu) oraz kosztów związanych z koniecznymi modernizacjami (dodatkowo uwzględnia on dążenie do zlikwidowania wszystkich barier, o których mowa na stronie wydarzenia poświęconego debacie: KLIKNIJ TUTAJ).
Pragnę również nadmienić, iż prowadzona debata społeczna nie ma formuły konsultacji społecznych w rozumieniu zapisów uchwały Nr XIII/168/15 Rady Miejskiej w Skawinie z dnia 25 listopada 2015 roku w sprawie przyjęcia „Zasad i trybu przeprowadzania konsultacji społecznych na terenie Gminy Skawina”, stąd też nie mają tu zastosowania obowiązujące tam reguły. Publiczna dyskusja, w której uczestniczymy wraz z mieszkańcami ma za zadanie wypracowanie jak najlepszego rozwiązania (przy maksymalnym uwzględnieniu rachunku ekonomicznego i głosów mieszkańców).
W razie dodatkowych pytań pozostaję do dyspozycji.
Łączę wyrazy szacunku
Tomasz Stawowy
Zespół ds. promocji, sportu i współpracy
T: + 48 12 277 01 12
M: + 48 668 414 560
Urząd Miasta i Gminy w Skawinie
Rynek 3, pok. 2
32-050 Skawina
Popieram Czytelniczkę, jest tyle potrzeb ważniejszych niż nowy budynek ratusza. Śluby cywilne moga odbywać się w Radziszowie, nowo wyremontowany dwór świetnie sie nadaje na takie imprezy. A nawiasem mówiąc dwór mozna wykorzystywać na wszystkie większe reprezentacyjne imprezy Ratusza –
A problem niepełnosprawnego klienta urzędu rozwiazuje sie bardzo prosto- jest telefon wewnętrzny, klient wykręca potrzebny numer i urzednik schodzi do pokoju przyjęć znajdującego się na parterze- koszty dostosowania będą o wiele mniejsze niż budowanie nowego gmachu – niech urząd działa dla mieszkańców , a potem myśli o swoich apartamentach urzędniczych. A czy zapomniano o pomyśle tworzenia e-urzędu? wówczas klientów Ratusza będzie o wiele mniej – zamiast budować za nowe kredyty reprezentacyjny gmach należy położyć nacisk na rozwój informatyczny Urzędu – to będzie z wygodą dla wszystkich.
Skąd nagle taki pomysł, Pan Najder rozpoczął swoje wieloletnie rządy od remontów, przeniósł punkt obsługi mieszkańców do budynku Rynek 14- byle z dala od Ratusza. Zakończył rządy- rewitalizacją bardzo ładnego, o swoistym klimacie rynku, który kosztował wiele milionów. Apetyt obecnej władzy jest jeszcze większy- wybudować nowy Urząd a wszystko pod tytułem ” dla dobra mieszkańców”. Mieszkańcy chcą zadbanych osiedli, chodników, zieleni-która jest tragiczna, altan śmietnikowych, niższych opłat za wodę i kanał które u nas sa najdroższe,opieki dla osób niepełnosprawnych wyrzuconych na margines społeczny – ale na to nie ma pieniędzy.
Jak wynika z oględnej odpowiedzi Pana Stawowego- nikt nas nie pyta o zdanie a ta cała debata to taki pic na wodę.
Ja sie nie zgadzam na budowę nowego urzędu bo są ważniejsze potrzeby. Ponadto chciałabym sie dowiedzieć ile wynosi zadłużenie Gminy i jaki to stanowi procent w stosunku do budżetu.Czy znowu gmina zaciągnie nowy kredyt.
Władza która rozpoczyna i sprawuje rządy skupiając się na własnych wygodach, dba o siebie a nie o wyborców!!I nie czarujcie nam, że chodzi o niepełnosprawnych czy nowożeńców, 66 ślubów rocznie- faktycznie porażająca ilość.
Pomysł z zagospodarowaniem biurowca na terenie byłej huty aluminium jest całkiem sensowny. Dużo miejsca na parking, łatwy dojazd po wybudowaniu kolejnego odcinka obwodnicy, bliskość stref gospodarczych. Tylko ten Clif 🙁
Nie wiem czy zwróciliście uwagę, ale wszędzie przejawia się N. Rzepisko, wiceburmistrz, a gdzie jaśnie panujący P. Kolasa? Od dawna nie widziałem jego żadnej aktywności w żadnej dziedzinie związanej z życiem Gminy. Gość jest po prostu na czteroletnich wakacjach. Nawet sprawy kadrowe zepchnął na Panią Sekretarz ( która, jako antywzór kultury osobistej faktycznie się do tej roli nadaje ).